Vraag en Antwoord (FAQ)
Hieronder vindt u de vragen die regelmatig aan onze servicedesk worden gesteld. Heeft u een vraag? Kijk dan of die er tussen staat. U kunt ook zoeken binnen de vragen. Regelmatig voegen we nieuwe vragen en antwoorden toe.
Vindt u toch geen antwoord in deze lijst, dan kunt u hier uw vraag aan ons stellen.
Het VvE Portaal op Twinq is de online omgeving waarop alle gegevens van uw VvE, zoals de splitsingsakte, het huishoudelijk reglement, de notulen van de algemene ledenvergadering, jaarrekening en andere relevante informatie staan. Hier vindt u ook de openstaande bedragen en al uw betalingen van uw VvE-bijdragen terug. De handleiding van het Twinq portaal vindt u hier. Rechts van de groene balk vindt u de button Twinq-portaal. Bij het aanklikken wordt u doorgezonden naar de inlogpagina van het VvE Ledenportaal. U kunt uw separaat toegezonden documenten gebruiken om in te loggen. Gebruikersnaam en wachtwoord zijn in twee verschillende brieven verzonden, dit heeft te maken de veiligheid. Elk lid ontvangt persoonlijke inlogcodes, daarmee kunnen leden niet in uw saldo, bankgegevens of reparatie verzoeken kijken. U kunt door middel van de inlogcodes de gebruikersnaam en het wachtwoord invullen. Toets na het invullen op ‘’log in’’ om door te gaan naar het volgende scherm. Mocht u niet beschikken over uw inlogcodes van het online portaal, dan kunt u deze aanvragen via het contactformulier. Nadat wij het formulier hebben ontvangen, zullen wij uw inlogcodes per mail aan u verstrekken. U heeft van ons de inlogcodes ontvangen voor het VvE Ledenportaal. Gebruikersnaam en wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig. U zult bij de eerste keer inloggen een nieuw wachtwoord moeten aanmaken, De VvE beheerder adviseert u een wachtwoord te gebruiken die u opschrijft en te alle tijden kunt achterhalen. Indien u het wachtwoord behoudt van de brief kunt u de brief bewaren of in nood opvragen bij de VvE beheerder. Vink bij het inlogscherm van uw VvE Portaal op Twinq aan u dat u uw wachtwoord kwijt bent. Wij sturen u dan zo snel mogelijk een nieuwe inlogcode of nieuw wachtwoord per e-mail toe. Nee. Uw VvE Portaal op Twinq is een afgeschermde webomgeving dat alleen toegankelijk is voor leden van uw VvE. Vreemden kunnen dus nooit financiële cijfers, gegevens of notulen inzien. Wilt u de notulen van de vergadering digitaal inzien? U kunt deze terugvinden op het portaal. U kunt de notulen vinden door onder het kopje ‘Administratie’ te kiezen voor ‘Vergaderingen’. Hier ziet u een overzicht van alle vergadering van uw VvE. Door op de datum van de vergadering te klikken opent u de vergadering en vindt u rechts in beeld de knop notulen. Er opent dan een pop up venster met de notulentekst. Onderaan het pop up venster, vindt u de knop ‘printversie notulen’ waarmee u de notulen in PDF versie download. Het indienen van een repartieverzoek: Het inzien van uw eigen repartieverzoeken: Bij het aanklikken van de button ‘’Mijn reparatieverzoeken’’ komt u in uw portaal voor inzicht in uw reparatieverzoeken van de VvE. Zichtbaar zijn: Op de website van De Kennemer Heeren vindt u de antwoorden op de veel gestelde vragen. Staat uw vraag er niet bij? Stel deze aan ons via het contactformulier. De handleiding van het vergaderportaal vindt u hier. In het hoofdmenu is zichtbaar welke zaken er belangrijk zijn. U kunt de volgende zaken direct inzien in het VvE Leden Portaal: Alle documenten op het VvE ledenportaal zijn van de VvE, u kunt deze als lid van de vereniging inzien. Ook is het mogelijk om verschillende documenten te dowloaden via PDF. Idien u documenten mist, kunt u dit kenbaar maken via het contactformulier. Bij het aanklikken van ‘’laat menu zien’’ zal een nieuw venster openen. Hierin wordt zichtbaar welke opties er voor u als lid zijn binnen de vereniging. Het menu bestaat uit 5 tabbladen: Via het menu van het VvE Ledenportaal kunt u navigeren door de documenten van de vereniging. Bent u opzoek naar het Huishoudelijk Reglement of wil u de vergaderingen van de vorige vergaderingen inzien, deze documenten zijn zichtbaar gemaakt door de beheerder op het portaal. De Vereniging van Eigenaren is een juridisch rechtspersoon met als doel het beheren en onderhouden van de gemeenschappelijke gedeelten en zaken van het appartementsgebouw. In een complex met meerdere eigenaren is een VvE wettelijk verplicht. Een VvE wordt gevormd door de eigenaren van de woningen in het complex. Een VvE beslist over het onderhoud van het gebouw. Hieronder valt het dagelijks onderhoud, zoals het schoonmaken van de trappenhuizen of de lift repareren, maar ook het grootonderhoud, zoals het schilderen of isoleren van het gebouw. Alle eigenaren delen de kosten van het onderhoud. De VVE neemt belangrijke besluiten over zaken als: Het onderhoud van het complex: De financiën: Zodra u een woning koopt in een appartementencomplex, wordt u automatisch lid van de Vereniging van Eigenaren. De VvE bestaat uit de eigenaren binnen het complex. Het lidmaatschap is verplicht en kan tot het moment van de verkoop niet worden overgedragen. Uit de leden wordt een bestuur gekozen die als eerste aanspreekpunt namens de leden optreedt. De appartementseigenaren besluiten met meerderheid van stemmen in de vergadering van eigenaars de hoogte van de te betalen bijdrage. Elke eigenaar dient zich aan het afgesproken bedrag te houden. Indien u verzuimt te betalen, is de VvE gerechtigd deze kosten bij u te incasseren. Een deel van de kosten is voor dagelijkse uitgaven van de Vereniging, zoals reparaties, kosten voor de verplichte collectieve opstalverzekering, de zakelijke bankrekening en eventuele gemeenschappelijke energiekosten. Bovendien bouwt de VvE met een gedeelte van het bedrag een reservering op voor toekomstig onderhoud. Het bestuur van de VvE wordt door de vergadering benoemd uit diegenen die zich daarvoor verkiesbaar stellen. Degene die de meeste stemmen krijgt, wordt bestuurder. Als er meerdere bestuurders zijn, benoemen zij uit hun midden een voorzitter, secretaris en penningmeester. De voorzitter is belast met het leiden van de bestuursvergaderingen en het in de gaten houden van het door de VvE vergadering uitgezette beleid. De penningmeester beheert de kas van de VvE. Daarnaast maakt de penningmeester de jaarrekening. De secretaris zorgt voor de interne en externe communicatie. Een misverstand is dat het bestuur het voor het zeggen heeft in de VvE. Dat is niet het geval. De VvE vergadering neemt de besluiten in de VvE. Eén keer per jaar schrijft de VvE een Algemene Leden Vergadering (ALV) uit. Indien de noodzaak daar is kan de VvE – conform de reglementen – een verzoek doen om een extra vergadering uit te schrijven. Tijdens de zogenoemde ALV-vergadering worden door de VvE besluiten genomen over onder andere de bijdrage aan het onderhoud. Voor de goedkeuring van een besluit is de meerderheid van de uitgebrachte stemmen nodig. Ieder lid heeft een stemrecht dat overeenkomt met zijn aandeel in het gebouw. Het (groot)onderhoud wordt op de vergadering besproken. De VvE geeft vervolgens opdracht voor het uitvoeren van het onderhoud. Jaarlijks wordt een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) besproken, een plan dat inzicht geeft in de kosten voor toekomstig onderhoud. Mede op basis van dit plan wordt de maandbijdrage bepaald. Wanneer een complex eerder onderhoud nodig heeft dan verwacht, dan wordt dit eveneens tijdens de vergadering in overweging genomen. Over het algemeen is iedere eigenaar gehouden aan besluiten welke door de vergadering van de Vereniging van Eigenaren met een rechtsgeldige meerderheid van stemmen genomen zijn. Ja dat mag. U kunt een ander persoon machtigen om in uw plaats op de vergadering te verschijnen. Deze persoon zal wel een door u getekende volmacht naar de vergadering mee moeten nemen als bewijs dat u deze persoon gemachtigd heeft. Op uw VvE portaal op Twinq vindt u een volmacht formulier. De huisregels zijn door de VvE vastgelegd in een Huishoudelijk Reglement (HHR). In dit reglement zijn leef- en gebruiksregels opgenomen. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld de kleur en het type zonneschermen, het verbod op het plaatsen van plantenbakken op de galerij en de afspraken over het gebruik van de gemeenschappelijke ruimten. Iemand die overlast ondervindt van een andere eigenaar kan een beroep doen op het HHR waarin regels daarover zijn opgenomen. In het HHR staan richtlijnen en afspraken die alle eigenaren van de Vereniging van Eigenaren met elkaar hebben afgesproken om de woonomgeving prettig te maken en te houden. Deze afspraken zijn veelal gedragsregels. De regels welk zijn opgenomen in het HHR mogen niet in strijd zijn met de geldende Akte van Splitsing of het Modelreglement. Het HHR is een aanvulling op de regels die in de wet of de splitsingsakte staan voor de Vereniging van Eigenaars (VvE). Het HHR wordt door de vergadering van eigenaars vastgesteld en kan ook door de vergadering gewijzigd worden. Alles wat in strijd is met de wet of de splitsingsakte mag niet in het HHR geregeld worden. Indien dat toch gebeurt, is de bepaling in het HHR nietig. Ook mogen de regels niet onredelijk zijn of inbreuk maken op het eigendomsrecht van een van de eigenaren. De splitsing in appartementsrechten wordt vastgelegd in een akte van splitsing. Meestal wordt in deze notariële akte verwezen naar de bepalingen en voorschriften die zijn opgenomen in het zogenaamde Modelreglement. Alle aanvullingen en wijzigingen op dit Modelreglement zijn dan in de Akte van Splitsing terug te vinden. Zoals bijvoorbeeld de datum van oprichting, de tenaamstelling van de vereniging, de kadastrale aanduiding van de percelen die in de splitsing zijn betrokken, de aandelen/breukdelen waarin de individuele eigenaren in de gemeenschappelijke zaken participeren, de schulden en kosten welke voor rekening van de gezamenlijke eigenaren komen, regels omtrent het gebruik, het beheer en het onderhoud van de openbare gedeelten, regels van door eigenaren te storten bijdragen, de stemverhouding in de vergadering van eigenaren etc. De Akte van Splitsing wordt vastgelegd in de openbare goed registers en is te raadplegen via het Kadaster. Wijziging van de Akte van Splitsing kan in beginsel slechts geschieden met medewerking van alle appartementseigenaren. Wat precies in de akte moet staan staat omschreven in de wet in artikel 5:111 van het Burgerlijk Wetboek. Bij de splitsingsakte hoort een splitsingstekening. In de splitsingstekening is aangegeven welke delen van het complex tot de gemeenschappelijke delen behoren en welke delen bestemd zijn voor de individuele eigenaren. Zowel de splitsingsakte als de splitsingstekening worden ingeschreven bij het kadaster en zijn voor iedereen opvraagbaar, dus ook voor niet-leden van de VvE. Als u een appartement koopt, krijgt u ook altijd een kopie van de splitsingsakte van de notaris. Een modelreglement bevat onder andere bepalingen over gedrag- en gebruik van de gemeenschappelijke en privé gedeelten, de aandelen van alle appartementseigenaren in de baten en lasten, sancties bij niet naleving van de regels, verzekeringen, het onderhoud van het gebouw, vergaderingen en het bestuur. Wanneer in de splitsingsakte van een VvE een modelreglement van toepassing is verklaard, dan is het gehele modelreglement van toepassing, tenzij er in de splitsingsakte een regel is uitgezonderd of aangevuld. Een modelreglement is alleen van toepassing wanneer dit expliciet in de splitsingsakte is bepaald en een modelreglement wordt niet automatisch vervangen wanneer er een nieuw modelreglement gepubliceerd wordt. Indien de VvE het oude modelreglement wenst te vervangen voor een nieuw modelreglement, dan dient hiervoor de splitsingsakte te worden gewijzigd. Voor het wijzigen van de splitsingsakte gelden strenge eisen. 1. Burgerlijk wetboek artikel 5:111 Een speciale meerderheid, met verhoogd quorum en verhoogde meerderheid, die nodig is om een voorstel aan te nemen. Deze stemverhouding wordt meestal gebruikt voor belangrijke besluiten welke zijn omschreven in het reglement. Een besluit dat met unanimiteit genomen moet worden, moet door alle aanwezige stemmen goedgekeurd worden. De vergadering kan rechtsgeldige besluiten nemen wanneer een minimaal aantal stemmen is vertegenwoordigd op de vergadering, dit is het quorum. In het reglement van splitsing wordt dit omschreven. Een kascommissie is verplicht en moet elk jaar de cijfers controleren. De kascommissie stelt een verklaring op van de controle en deze wordt in de algemene ledenvergadering besproken. Opmerkingen over het beheer kunt u aan ons kenbaar maken via het contactformulier. Wij nemen uw opmerking(en) in behandeling en zullen deze op een adequate en vertrouwelijke manier afhandelen. Hiervoor is toestemming nodig van de ledenvergadering. Een schotel wordt gezien als een bouwwerk (woningwet) en de splitsingsakte zegt ‘ieder op-, aan- of onderbouw zonder toestemming van de vergadering is verboden’. Behalve de vereniging zelf, stellen ook sommige gemeentes eisen aan de plaats en constructie van de schotel. Een schotel mag nooit aan de gevel of op het dak geplaatst worden, want dit is gemeenschappelijk eigendom. Dit kan via een machtigingsformulier. Als u deze invult, ondertekent en terugstuurt, zorgen wij dat bij de eerstvolgende mogelijkheid de VvE-bijdragen automatisch van uw rekening worden afgeschreven. Een machtigingsformulier kunt u aanvragen via het contactformulier U krijgt alleen een factuur voor de VvE-bijdrage als u daarom vraagt. De VvE-bijdrage wordt vastgesteld in de algemene ledenvergadering, daarna moet u zelf zorgen dat de juiste bedrage tijdig wordt betaald. U kunt hiervoor een automatische incasso instellen. U kunt daarvoor een machtigingsformulier aanvragen via het contactformulier. Op uw VvE Portaal op Twinq vindt u alle openstaande bedragen en al uw betalingen terug. Op uw VvE Portaal op Twinq kunt u zien wat de afgesproken maandelijkse VvE-bijdragen zijn per VvE-lid. U kunt daar ook alle openstaande bedragen en al uw betalingen bekijken. Het rekeningnummer kunt u terugvinden in uw VvE Portaal op Twinq. U kunt uw rekeningnummer voor de automatische incasso van de maandelijkse VvE-bijdragen wijzigen door een nieuw machtingsformulier aan te vragen via het contactformulier. U moet voor de 1e van elke maand uw VvE-bijdragen betalen. Op uw VvE Portaal op Twinq kunt u zien wat uw maandelijkse VvE-bijdrage is. U kunt daar ook alle openstaande bedragen en al uw betalingen bekijken. Bent u te laat? Eerst sturen we een herinnering. Vergeet u dan alsnog te betalen? Dan krijgt u een aanmaning. U kunt dan contact opnemen om een betalingsregeling af te spreken. Doet u dat niet en betaalt u ook niet? Dan schakelen we namens uw VvE een advocaat, incassobureau of deurwaarder in. U krijgt daarover een brief. De VvE is verplicht een opstalverzekering (inclusief glasverzekering) en een Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA-verzekering) voor het gebouw af te sluiten. Wij adviseren iedere bewoner om zelf een inboedelverzekering af te sluiten. Onder een opstalverzekering vallen zaken die bij het gebouw horen of gemeenschappelijk eigendom zijn. Onder een inboedelverzekering vallen spullen die bij het huis horen of persoonlijk eigendom zijn. De inboedelverzekering valt niet onder de VvE. Een WA-verzekering (ook wel: aansprakelijkheidsverzekering) is een verplichte verzekering voor elke VvE. De verzekering dekt schade aan (spullen van) derden die veroorzaakt worden door (gebreken aan) het pand. Denk bijvoorbeeld aan een loslatende gevelplaat of dakpan die schade aan een auto veroorzaakt. U kunt storingen en reparatie- of onderhoudsverzoeken die geen of minder spoed hebben, melden via uw VvE Portaal op Twinq. U kunt in uw VvE Portaal ook zien hoe de reparatieverzoeken en storingen worden afgewikkeld. Zo wordt u online op de hoogte gehouden van de status van uw melding. Voor spoedmeldingen zijn we 24 uur per dag en 7 dagen per week telefonisch bereikbaar. Spoedmeldingen zijn reparaties die niet kunnen wachten tot de volgende dag of tot na het weekend. Denk hierbij aan een ernstig lekkende waterleiding, een gaslek of een verstopte hoofdriolering in een appartementencomplex of flat, een ernstige daklekkage of een liftstoring. Koolmonoxide is erg gevaarlijk. Het is heel brandbaar en giftig. Het kan zelfs dodelijk zijn. Neem daarom direct de volgende stappen: Het kan zijn dat er een gaslekkage is. Neem direct de volgende stappen: Terug van vakantie en zin in een lekkere douche? Spoel dan eerst de leidingen door voor gebruik! Zo verkleint u de kans op legionellabesmetting. Als kranen een tijdje niet worden gebruikt en water langere tijd stilstaat, ontstaat bij warmere temperaturen een ideale voedingsbodem voor de legionellabacterie. In veel gevallen heeft een overlastgever niet door dat hij of zij overlast veroorzaakt. Begin dus altijd met een gesprek. Bij voorkeur niet tijdens of direct na de door u ondervonden overlast. Door uw emoties kunt u zaken anders benoemen dan u bedoelt. Nodig de buren een keer uit en bespreek de situatie. Komt u er met uw buren niet uit, dan kunnen wij een bemiddelende rol spelen. Wij hebben dan wel voldoende informatie nodig, zoals aard en duur van de overlast en de tijdstippen waarop deze ondervonden wordt. Probeer overlast eerst zelf op te lossen. Lukt dit niet dan kunt u uw overlast melden via het contactformulier. Probeer een klacht eerst zelf op te lossen. Lukt dit niet dan kunt u uw klacht melden via het contactformulier, Het bestrijden van ongedierte, zoals muizen, mieren, maden, kevers, vlooien, wespen en zilvervisjes in uw woning of op uw balkon/in uw tuin moet u zelf doen. Ook de kosten betaalt u zelf. Indien er sprake is van overlast van kakkerlakken en wespennesten aan de buitengevel of dakrand, verzoeken wij u dit te melden via het contactformulier. Wat kunt u zelf doen? In uw woning komt bij allerlei activiteiten vocht vrij, zoals bij douchen, wassen, drogen en koken. Het is belangrijk dat u dit vocht afvoert door goed te ventileren. Ventileert u onvoldoende, dan bestaat de kans op vocht- en schimmelproblemen. Wat kunt u zelf doen? Ventileert u goed maar blijft u last houden van vocht en schimmel? Meld dit dan via het contactformulier. Indien u uw woning gaat verkopen, hoeft u niets te regelen met de VvE. Zodra uw woning verkocht wordt, neemt de notaris contact met ons op en wikkelen wij het financiële gedeelte samen met de notaris af. Voor meer informatie over de wet- en regelgeving en over Vereniging van Eigenaars verwijzen we u graag naar: • Vereniging Eigen Huis met informatie over het bestuur en beheer van een VvE. Heeft u een kosten gemaakt waarvan u denkt dat deze voor rekening komen van de VvE? Meld dit dan via het contactformulier. Laat het ons weten via de servicedesk via het contactformulier.
Online portaal Twinq (14)
• Stap 1 (inloggen VvE Ledenportaal)
• Stap 2 (openen Menu)
• Stap 3 (mijn Pagina)
• Gebouwbeheer
Bij het openen van de button ‘’Reparatieverzoek melden’’ komt u in het portaal voor het melden van een schade of gebreken. Hier kunt u de schade melden. Als bijlage ontvangen wij graag foto’s. Hiermee kunnen wij onze aannemers goed informeren. Heeft u vragen? Gebruik hiervoor het contactformulier. Zodra u het reparatieverzoek heeft ingediend, zal er door de betreffende ingeschakelde aannemer contact worden opgenomen. Het is via het VvE Ledenportaal mogelijk om uw reparatieverzoeken in te zien.
• Stap 1 (inloggen VvE Ledenportaal)
• Stap 2 (openen Menu)
• Stap 3 (mijn Pagina)
• Mijn Reparatieverzoeken
• Lopende verzoeken
• Afgeronde verzoeken
• Opmerkingen van leveranciers/aannemers
• Foto van de vereniging.
• Mededelingen (belangrijke mededelingen van de beheerder en bestuur)
• Vorige vergadering (inzicht in vergaderingen die zijn geweest)
• Volgende vergadering (datum voor de volgende vergadering)
• Belangrijke documenten. (direct naar documenten van de vereniging
• Administratie
• Financiën
• Gebouw beheer
• Bestuur
• Mijn pagina
Algemeen (18)
• Schilderwerk
• Gevels en balkons
• Rioleringen
• Daken en schoorstenen
• Gemeenschappelijke installaties (o.a. liften, drukverhogingsinstallaties, garagedeur)
• De Meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) c.q. -begroting van de VvE
• De bijdragen die de leden van de VvE dienen te betalen aan de VvE
• De jaarrekening van de VvE
• De begroting voor het lopende of komende boekjaar
• De verzekeringen van het complex
2. Akte van splitsing
3. Modelreglement
4. Huishoudelijk reglement (HHR)
Betaling VvE bijdrage (7)
De advocaat, incassobureau of deurwaarder mag namens uw VvE-bestuur het openstaande bedrag alsnog innen. Daar komen dan nog wel incassokosten bij. U kunt ook met hen een betalingsafspraak maken. Blijft daarna alsnog de betaling uit? Dan kunt u een dagvaarding verwachten. Een rechter oordeelt dan dat u het openstaande bedrag moet betalen of dat uw VvE-bestuur hiervoor uw spullen of onroerend goed in beslag mag nemen of (laten) verkopen.
Verzekeringen en schades (3)
Storingen en reparaties (5)
1. Zet alle ramen en deuren open.
2. Zet geen elektrische apparaten aan of uit (ook geen lampen).
3. Zet de kachel, geiser of het fornuis uit.
4. Verlaat hierna de woning.
Bel het alarmnummer 112 en daarna het noodnummer voor een spoedreparatie.
1. Zet alle ramen en deuren open.
2. Zet geen elektrische apparaten aan of uit (ook geen lampen).
3. Zet de (hoofd)gaskraan dicht als dit kan. Deze zit bij de meter. Zo kunnen eventueel brandende toestellen geen gasontsteking veroorzaken.
4. Verlaat hierna de woning.
Bel het noodnummer voor een spoedreparatie.
Overlast en klachten (5)
• Bewaar in huis uw geopende etenswaren in een afgesloten zak, blik of plastic bak.
• Laat geen voedsel of vuilnis achter in de openbare ruimtes.
• Gooi geen brood of andere etensresten over het balkon. Wanneer u buren ziet die brood voeren, probeer hen erop aan te spreken.
• Plaats muizenvallen en lokdozen waar u de muizen ziet (denk aan de kinderhandjes!).
• Bij overlast van duiven kunt u een plastic raaf plaatsen (te koop bij de bouwmarkt) en haal het nest weg voordat er eieren in liggen.
• Uw huis regelmatig luchten.
• Gebruik het ventilatiesysteem
• Lucht uw huis een kwartier per dag
• Houd de badkamer deur dicht als u doucht, zet de deur en het raam open na het douchen en verwijder vocht met een trekker
• Zet uw thermostaat niet te laag (niet onder de 15 graden)
• Neem een vochtvreter in huis (te koop bij de bouwmarkt)
Verhuizing / verkoop (1)
Meer informatie (1)
• VvE Belang met onder andere informatie over wet- en regelgeving.
Declaraties bestuur (1)
Servicedesk (1)