VvE Beheer

Een prettige relatie met uw buren is een belangrijk onderdeel van uw woongenot. Niet voor niets is er het spreekwoord "een goede buur is beter dan een verre vriend". Het maakt hét verschil tussen een geweldige, of juist een vervelende woonomgeving.

VvE Beheer

Samen wonen in één gebouw

In een appartementencomplex met een Vereniging van Eigenaren (VvE) hebben buren onderling een zakelijke verhouding. Dit kan heel goed gaan, maar het risico van problemen bestaat altijd. U kunt onderling, en volledig te goeder trouw, van mening verschillen over allerlei kwesties die rond het onderhoud spelen. Denk daarbij aan bijvoorbeeld de hoogte van de servicekosten of de noodzaak van groot onderhoud. Soms het is niet meteen duidelijk welke kosten ten laste van de vereniging komen, en welke privé moeten worden gedragen. Wanneer er bij één van de leden ook nog eens problemen zijn rond het tijdig voldoen van de servicekosten, ontstaan er al snel conflicten.

Onderlinge conflicten binnen VvE voorkomen

samen

Om deze reden is het uitbesteden van het beheer van een VvE een goede optie, die veel narigheid kan voorkomen. Wij nemen het beheer van uw vereniging op ons. U hoeft dan zelf niet meer in de ingewikkelde regelgeving te duiken, of vergaderingen voor te bereiden. Al dit werk wordt dan door een betrouwbare partner uitgevoerd. U kunt zich dan zelf, als eigenaar, volledig richten op uw eigen belangen, en gewoon genieten van uw woonomgeving. Omdat wij geen persoonlijk belang in uw complex hebben, kunnen wij het proces beter bewaken en sturen op adequate besluitvorming.

Incasso voor de VvE

In de regel moeten de servicekosten maandelijks, voor de eerste van de maand in vooruitbetaling, betaald worden. Het komt tegenwoordig vaker voor dat niet iedereen aan deze verplichting voldoet. Omdat de overige eigenaren hoofdelijk aansprakelijk zijn voor een oninbare schuld van een of meer leden van de VvE, is het van belang om consequent het betalingsgedrag van de leden te volgen.

Gebruik maken van een automatische incasso is een goede oplossing. De algemene ledenvergadering van de vereniging van eigenaren legt een en ander vast in een incassobesluit. Is er zo'n besluit en is voldaan aan alle regels die gesteld worden aan de algemene ledenvergadering, dan kan de VvE of de beheerder namens de VvE een rechtmatig incassotraject starten.

Heldere afspraken

vve-binnen-handbereik

Vanzelfsprekend beginnen we met een gratis, oriënterend gesprek, waarin we u informeren over de mogelijkheden. Wilt u met ons in zee gaan, dan stellen we een vve beheerovereenkomst op en maken werkafspraken. In de beheerovereenkomst verwoorden we alle tussen u en ons gemaakte afspraken. Zonder kleine lettertjes en op basis van de splitsingsakte en statuten. Met andere woorden, wat gaan we voor u betekenen. In de werkafspraken leggen we vast hoe we de werkzaamheden gaan uitvoeren. Beide worden eerst als concept opgesteld. De ledenvergadering spreekt zich erover uit. Na accordering zijn ze definitief en gaan wij aan de slag.

VvE Taken

De hoeveelheid taken die een VvE moet uitvoeren, is groter dan u op het eerste gezicht misschien denkt. Zeker bij wat grotere appartementencomplexen is het noodzakelijk om alles goed ingericht te hebben. Wij nemen deze taken volledig, of voor een deel, uit handen. We leggen dit natuurlijk formeel vast in een taakomschrijving.

We hebben voor u een lijst gemaakt met wat er allemaal komt kijken om een Vereniging van Eigenaren goed draaiend te hebben.

Ledenadministratie

  • Bijhouden van het ledenregister.
  • Versturen van een welkomstbrief aan nieuwe leden.
  • Innen van servicekosten en andere bijdragen.
  • Uitvoeren van debiteurenbeheer. Signaleren van betalingsachterstanden, nemen van incassomaatregelen indien noodzakelijk.
  • Bijhouden van de appartementsrechten.
  • Gegevens bij een eigendomsoverdracht aan de notaris verstrekken.

geveltweeFinanciële administratie

  • Accorderen facturen en verrichten van betalingen.
  • Verwerken van boekingen in de administratie.
  • Administreren van de bankrekening.
  • Beheren van de reserves.
  • Opstellen van de jaarstukken, balans en exploitatierekening.
  • Opstellen van een begroting en signaleren van overschrijdingen.
  • Opstellen exploitatiebegroting.

Bijhouden archief

  • Archivering van alle stukken van de vereniging, met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn.
  • Notulen en besluitenlijst archiveren.

Voorbereiden en begeleiden van vergaderingen

  • Zorg dragen dat de verschillende soorten vergaderingen goed worden uitgevoerd. Hierbij kunnen wij deze vergaderingen voorzitten voor een juiste procesgang:
    • De jaarlijkse Algemene Leden Vergadering (ALV).
    • Extra ledenvergaderingen.
    • Incidentele bestuurlijke overleggen.
    • Eenmalige vergadering bij oprichten van de VvE.
  • Samenstellen van de agenda.
  • Het voorbereiden van stemmingen.
  • Het toezenden van de vergaderstukken aan de leden.
  • Het regelen van vergaderruimte.
  • Tijdens de vergadering inhoudelijk adviseren over onder meer:
    • financiële vragen.
    • juridische aangelegenheden.
    • onderhoudstechnische zaken.
  • Notulen met actiepunten naar de leden verzenden en beschikbaar maken op internet.

technischbeheer

Onderhoud en exploitatie

  • Begeleiding bij de oplevering, helpen bij het oplossen van problemen.
  • Zorg dragen voor het meerjarenonderhoudsplan:
    • Opstellen van de eerste versie.
    • 3-jaarlijks actualiseren van een bestaand plan.
    • Opstellen van het jaarlijkse rapport aan de hand van het plan.
  • Zorg dragen voor juiste uitvoering van het groot onderhoud:
    • Het maken of opvragen van werkomschrijvingen voor het groot onderhoud.
    • Opvragen van offertes en adviseren in de keuze van aannemers en leveranciers voor het groot onderhoud.
    • Contracteren van aannemers en leveranciers.
    • Toezicht houden op de goede uitvoering.
  • Inrichten van het contractonderhoud:
    • Selecteren van de juiste contractpartijen.
    • Contracteren van aannemers en leveranciers.
    • Toezicht op de goede uitvoering.

Afhandelen van reparatieverzoeken

  • Aannemen van verzoeken.
  • Verhelpen technische klachten aan algemene ruimtes.
  • Bepalen verantwoordelijkheid.
  • Aansturen van de uitvoering van de reparatie.

Onderhoud

Verplicht reservefonds

In een appartementengebouw staat u niet alleen voor de onderhoudskosten van uw eigen appartement, maar bent u ook medeverantwoordelijk voor het algemene onderhoud van het gebouw. Daar zijn meestal hoge kosten mee gemoeid. Gelukkig staat u daar niet alleen voor. De Verening van Eigenaren is hiervoor verantwoordelijk en is verplicht om een reservefonds op een aparte bankrekening in stand te houden. De hoogte van dit fonds wordt bepaald door de vereniging zelf. Het is belangrijk om dit reservefonds op de juiste wijze op te bouwen.

Op tijd onderhoud

rekenmachine-2

Wij weten, als beheerder, dat onderhoud een belangrijk aspect van het beheren is. Ieder gebouw heeft na verloop van tijd onderhoud nodig. Wij constateren regelmatig dat onderhoud pas uitgevoerd wordt als er zichtbaar verval aan de elementen is. De kans op vervolgschade aan de aangrenzende elementen is dan meestal groot. Het gevolg daarvan is, dat er onverwachte kosten ontstaan of dat de kosten onnodig oplopen.

 

Meerjarenonderhoudsplan

Wij vinden, dat een meerjarenonderhoudsplan (MJOP) de basis vormt om de onderhoudskosten te beheersen. Het maakt de toekomstige kosten inzichtelijk, waardoor op verantwoorde wijze reserveringen kunnen worden gemaakt. Het maakt bovendien een gespreid onderhoudsbeleid mogelijk, waardoor u niet voor onverwachte uitgaven komt te staan. Om risicoloos te investeren en hogere besparingen te realiseren, gaan we naar een duurzame vorm van het MJOP.

Bouwkundig inspectierapport op basis van conditiemeting

Als basis voor een MJOP wordt er een bouwkundig inspectierapport gemaakt. Hierin wordt de technische staat van het gebouw door middel van een visuele inspectie beoordeeld. Er wordt gekeken naar de kwaliteit van het gebouw, of er in de bouwdelen gebreken of constructiefouten zijn en daarna wordt het verouderingsproces beoordeeld.

Het rapport begint met de algemene objectgevens, die gedetailleerd worden omschreven. In de daaropvolgende toelichting wordt de wijze van beoordeling beschreven. Aan elk van de elementen wordt een conditie van de bouwkundige staat toegekend:

dakdekker

  • Uitstekende conditie
  • Goed
  • Redelijk
  • Matig
  • Slecht
  • Zeer slecht
  • Nader onderzoek nodig

 

Deze condities bepalen de urgentie waarop de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd:

  • Op korte termijn uitvoeren.
  • Op middelange termijn uitvoeren.
  • Op lange termijn uitvoeren.
  • Aandachtspunt bij een volgende inspectie.

De bouwkundige elementen worden in volgorde volledig opgenomen in het inspectierapport. Deze worden samengevoegd in de volgende onderdelen:

  • Gevels
  • Balkons
  • Buitenkozijnen
  • Beglazing
  • Daken
  • Buitenschilderwerk
  • Binnenschilderwerk
  • Electrische installaties
  • Terreinafwerking

In het bouwkundig inspectierapport wordt elk onderdeel gedetailleerd beschreven en voorzien van foto's.

MJOP

Nu wij beschikken over een bouwkundig inspectierapport op basis van conditiemeting, zijn wij in staat om een gedegen MJOP op te stellen. De condities van de elementen bepalen de termijnen waarin het onderhoud moet plaatsvinden. Als deze opstelling gereed is, kunnen de offertes worden aangevraagd en kan het onderhoud worden uitgevoerd volgens plan.

Overstappen

Een goede beheerder

Het beheer van vastgoed is een specialisme. Als het om appartementsrechten gaat, is de samenhang tussen het gemeenschappelijke- en het individuele belang cruciaal voor een prettige sfeer binnen een gebouw of complex. Om alle belangen in goede banen te leiden, is er de Vereniging van Eigenaren. De VvE is samengesteld uit bewoners, die misschien niet volledig op de hoogte zijn van alle procedures en regels. Het aanstellen van een externe beheerder die wel alle kennis in huis heeft, is een logische keuze.

De Kennemer Heeren

Wij zijn een persoonlijke VvE beheerder, die korte lijnen hanteert en u centraal zet. Wij maken u attent op mogelijkheden, knelpunten en oplossingen. Zaken als bestuursadvisering, communicatie met de leden, budgettering, administratie, incasso en techniek, zijn bij ons in vertrouwde handen. Bij ons hoeft u niet maanden te wachten op, bijvoorbeeld, een onderhoudsbegroting. Wanneer u ons belt, wordt u niet oeverloos doorverbonden, maar heeft u een vaste contactpersoon.

Overstappen zonder moeite

Wij besteden veel aandacht aan het in beheer nemen van uw VvE. In een uitgebreid kennismakingsgesprek bespreken we al uw wensen en verwachtingen. Ook de eventueel aanwezige knelpunten komen ter sprake. We zorgen dat we weten waar uw Vereniging van Eigenaren behoefte aan heeft en stemmen onze dienstverlening daar op af.

Bel nu 072 743 0 733 voor een afspraak of vul het contactformulier in.

Onze storingsdienst

Eén telefoontje is genoeg

U komt na een gezellige avond bij vrienden thuis en ontdekt dat er is ingebroken. Een zeer vervelende situatie waar niemand op zit te wachten. Om het niet nog moeilijker te maken, beschikken wij over een storingsdienst die 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar is.

Met één telefoontje wordt voor u geregeld dat er bijvoorbeeld meteen een slotenmaker en een glaszetter komen zodat u niet bang hoeft te zijn dat uw appartement 'open' blijft staan. Met alle benodigde vakmensen hebben wij afspraken zodat u meteen geholpen wordt. Is de riolering verstopt? Ook midden in de nacht komt er hulp.

Bel ons!  072 - 743 0 733