VvE Taken

De hoeveelheid taken die een VvE moet uitvoeren, is groter dan u op het eerste gezicht misschien denkt. Zeker bij wat grotere appartementencomplexen is het noodzakelijk om alles goed ingericht te hebben. Wij nemen deze taken volledig, of voor een deel, uit handen. We leggen dit natuurlijk formeel vast in een taakomschrijving.

We hebben voor u een lijst gemaakt met wat er allemaal komt kijken om een Vereniging van Eigenaren goed draaiend te hebben.

Ledenadministratie

  • Bijhouden van het ledenregister.
  • Versturen van een welkomstbrief aan nieuwe leden.
  • Innen van servicekosten en andere bijdragen.
  • Uitvoeren van debiteurenbeheer. Signaleren van betalingsachterstanden, nemen van incassomaatregelen indien noodzakelijk.
  • Bijhouden van de appartementsrechten.
  • Gegevens bij een eigendomsoverdracht aan de notaris verstrekken.

geveltweeFinanciële administratie

  • Accorderen facturen en verrichten van betalingen.
  • Verwerken van boekingen in de administratie.
  • Administreren van de bankrekening.
  • Beheren van de reserves.
  • Opstellen van de jaarstukken, balans en exploitatierekening.
  • Opstellen van een begroting en signaleren van overschrijdingen.
  • Opstellen exploitatiebegroting.

Bijhouden archief

  • Archivering van alle stukken van de vereniging, met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn.
  • Notulen en besluitenlijst archiveren.

Voorbereiden en begeleiden van vergaderingen

  • Zorg dragen dat de verschillende soorten vergaderingen goed worden uitgevoerd. Hierbij kunnen wij deze vergaderingen voorzitten voor een juiste procesgang:
    • De jaarlijkse Algemene Leden Vergadering (ALV).
    • Extra ledenvergaderingen.
    • Incidentele bestuurlijke overleggen.
    • Eenmalige vergadering bij oprichten van de VvE.
  • Samenstellen van de agenda.
  • Het voorbereiden van stemmingen.
  • Het toezenden van de vergaderstukken aan de leden.
  • Het regelen van vergaderruimte.
  • Tijdens de vergadering inhoudelijk adviseren over onder meer:
    • financiële vragen.
    • juridische aangelegenheden.
    • onderhoudstechnische zaken.
  • Notulen met actiepunten naar de leden verzenden en beschikbaar maken op internet.

technischbeheer

Onderhoud en exploitatie

  • Begeleiding bij de oplevering, helpen bij het oplossen van problemen.
  • Zorg dragen voor het meerjarenonderhoudsplan:
    • Opstellen van de eerste versie.
    • 3-jaarlijks actualiseren van een bestaand plan.
    • Opstellen van het jaarlijkse rapport aan de hand van het plan.
  • Zorg dragen voor juiste uitvoering van het groot onderhoud:
    • Het maken of opvragen van werkomschrijvingen voor het groot onderhoud.
    • Opvragen van offertes en adviseren in de keuze van aannemers en leveranciers voor het groot onderhoud.
    • Contracteren van aannemers en leveranciers.
    • Toezicht houden op de goede uitvoering.
  • Inrichten van het contractonderhoud:
    • Selecteren van de juiste contractpartijen.
    • Contracteren van aannemers en leveranciers.
    • Toezicht op de goede uitvoering.

Afhandelen van reparatieverzoeken

  • Aannemen van verzoeken.
  • Verhelpen technische klachten aan algemene ruimtes.
  • Bepalen verantwoordelijkheid.
  • Aansturen van de uitvoering van de reparatie.
Bel ons!  072 - 743 0 733