VvE Taken

De hoeveelheid taken die een VvE moet uitvoeren, is groter dan u op het eerste gezicht misschien denkt. Zeker bij wat grotere appartementencomplexen is het noodzakelijk om alles goed ingericht te hebben. Wij nemen deze taken volledig, of voor een deel, uit handen. We leggen dit natuurlijk formeel vast in een taakomschrijving.

We hebben voor u een lijst gemaakt met wat er allemaal komt kijken om een Vereniging van Eigenaren goed draaiend te hebben.

Ledenadministratie

• Bijhouden van het ledenregister.
• Versturen van een welkomstbrief aan nieuwe leden.
• Innen van servicekosten en andere bijdragen.
• Uitvoeren van debiteurenbeheer. Signaleren van betalingsachterstanden, nemen van incassomaatregelen indien noodzakelijk.
• Bijhouden van de appartementsrechten.
• Gegevens bij een eigendomsoverdracht aan de notaris verstrekken.

Financiële administratie

• Accorderen facturen en verrichten van betalingen.
• Verwerken van boekingen in de administratie.
• Administreren van de bankrekening.
• Beheren van de reserves.
• Opstellen van de jaarstukken, balans en exploitatierekening.
• Opstellen van een begroting en signaleren van overschrijdingen.
• Opstellen exploitatiebegroting.

Bijhouden archief

• Archivering van alle stukken van de vereniging, met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn.
• Notulen en besluitenlijst archiveren.

Voorbereiden en begeleiden van vergaderingen

• Zorg dragen dat de verschillende soorten vergaderingen goed worden uitgevoerd. Hierbij kunnen wij deze vergaderingen voorzitten voor een juiste procesgang.
• Samenstellen van de agenda.
• Het voorbereiden van stemmingen.
• Het toezenden van de vergaderstukken aan de leden.
• Het regelen van vergaderruimte.
• Tijdens de vergadering inhoudelijk adviseren.
• Notulen met actiepunten naar de leden verzenden en beschikbaar maken op internet.

Onderhoud en exploitatie

• Begeleiding bij de oplevering, helpen bij het oplossen van problemen.
• Zorg dragen voor het meerjarenonderhoudsplan.het plan.
• Zorg dragen voor juiste uitvoering van het groot onderhoud.
• Inrichten van het contractonderhoud.

Afhandelen van reparatieverzoeken

• Aannemen van verzoeken.
• Verhelpen technische klachten aan algemene ruimtes.
• Bepalen verantwoordelijkheid.
• Aansturen van de uitvoering van de reparatie.